Qué es una secretaria virtual
Una secretaria virtual —o asistente virtual— hace el trabajo de una secretaria o asistente de dirección, pero en remoto y sin estar en tu plantilla. Trabaja con tus herramientas (correo, calendario, CRM) y con el horario que pactes.
Es una forma de externalización: pagas el servicio y el proveedor se ocupa de la selección, la formación y de cubrir sus ausencias.
Qué tareas hace una secretaria virtual
- AgendaCitas, reuniones y recordatorios, con los cambios de última hora.
- CorreoOrdenar la bandeja, contestar lo habitual y avisar de lo urgente.
- LlamadasAtender, filtrar, tomar recados y devolver llamadas.
- AdministraciónPresupuestos, facturas, documentos y archivo.
- Viajes y gestionesReservas, proveedores y trámites.
- DatosMantener al día el CRM y las hojas de seguimiento.
Secretaria virtual, recepcionista virtual o recepcionista con IA
Se buscan como si fueran lo mismo, pero resuelven cosas distintas:
| Opción | Qué hace | Encaja cuando |
|---|---|---|
| Secretaria virtual | Agenda, correo, llamadas y administración de una persona o un equipo | Alguien de dirección pierde horas en tareas que no le corresponden |
| Recepcionista virtual | Atiende las llamadas de la empresa y las pasa o toma recado | Pierdes llamadas o nadie puede estar pendiente del teléfono |
| Recepcionista con IA | Un agente de voz atiende, responde lo frecuente, da citas y deriva | Hay muchas llamadas repetitivas o necesitas atender fuera de horario |
Se pueden combinar: la recepcionista con IA atiende todas las llamadas y la secretaria virtual se queda con lo que necesita criterio.
Cuándo compensa
- Dirección haciendo administraciónSi alguien con un sueldo alto dedica horas a la agenda y al correo, ese tiempo vale más que el servicio.
- Llamadas perdidasCada llamada sin atender puede ser un cliente que se va a otro.
- No da para un puesto completoHay trabajo para unas horas al día, no para una jornada.
- CrecimientoNecesitas apoyo ya y no quieres esperar a un proceso de selección.
De qué depende el precio
- DedicaciónUna bolsa de horas al mes, media jornada o jornada completa.
- HorarioHorario de oficina o ampliado, con fines de semana o sin ellos.
- IdiomasAtender en más de un idioma encarece el perfil.
- TareasNo cuesta lo mismo atender llamadas que llevar la administración.
- Persona o IAUna recepcionista con IA cobra una cuota por el servicio y el uso, no por horas.
Para compararlo con contratar, suma todo el coste de una persona en plantilla: sueldo, cargas sociales, selección, formación, vacaciones y bajas que hay que cubrir.
Cómo elegir una secretaria virtual
- Que aprenda tu negocioPregunta cómo la forman en tus clientes, tus productos y tu forma de trabajar.
- Que tenga sustitutaQuién cubre las vacaciones y las bajas sin que lo notes.
- Que trabaje con tus herramientasTu correo, tu calendario y tu CRM, no los suyos.
- Que se pueda medirTiempos de respuesta, llamadas atendidas y tareas cerradas.
- Que trate bien tus datosContrato de encargado del tratamiento y accesos que puedas retirar.
Cómo lo hacemos en Xternus
Ponemos una persona dedicada a tu equipo, formada en tu negocio, con alguien de nuestro lado que la coordina y cubre sus ausencias. Si hay muchas llamadas repetitivas, la combinamos con una recepcionista IA que atiende a cualquier hora.
Preguntas frecuentes
¿Qué hace una secretaria virtual?
Lleva la agenda, el correo, las llamadas y la administración del día a día de una persona o un equipo, en remoto y con tus herramientas.
¿Qué diferencia hay entre una secretaria virtual y una recepcionista virtual?
La recepcionista virtual se centra en atender las llamadas de la empresa. La secretaria virtual, además, lleva la agenda, el correo y tareas administrativas.
¿Una recepcionista con IA sustituye a una persona?
En las llamadas repetitivas, sí: responde lo frecuente, da citas y atiende fuera de horario. Lo que necesita criterio lo deriva a una persona.
¿Puedo contratarla solo unas horas?
Sí. Lo habitual es empezar con una bolsa de horas o media jornada y ampliar si hace falta.
¿Tengo que darla de alta en mi empresa?
No. Trabaja para el proveedor, que se ocupa de su contrato, su formación y sus sustituciones.