Por qué se cobra tarde
- Facturas que salen tarde o con erroresCada error es una excusa para pagar más tarde.
- Nadie lo persigueCobrar depende de que alguien se acuerde.
- Condiciones poco clarasPlazos y formas de pago que no se pactaron por escrito.
- El cliente tiene problemasAquí sí hay riesgo de impago, y cuanto antes se detecta, mejor.
El proceso de cobro, paso a paso
| Momento | Qué hacer |
|---|---|
| Antes de vender | Revisar la solvencia del cliente y pactar plazos y forma de pago por escrito |
| Al facturar | Factura correcta, a tiempo y a la persona que la tramita |
| Antes del vencimiento | Recordatorio amable y confirmación de que la factura está aprobada |
| Al vencer | Contacto el mismo día o el siguiente: email y llamada |
| A los 15–30 días | Escalar: otra persona, otro tono, acuerdo de pago si hace falta |
| Si no hay respuesta | Requerimiento formal y vía legal o empresa de recobro |
Indicadores para saber si cobras bien
- Periodo medio de cobroCuántos días tardas de media en cobrar.
- Saldo vencidoCuánto dinero está pendiente después de su fecha.
- Antigüedad de la deudaCuánto lleva vencido: 30, 60, 90 días o más.
- Clientes que pagan tardeSiempre los mismos: ahí está el problema.
Qué hacer con un impagado
Primero, hablar: muchas veces hay un problema concreto —una factura que no llegó, un pedido con una incidencia— que se resuelve con una llamada. Si el cliente tiene dificultades, un acuerdo de pago por escrito suele recuperar más que una reclamación.
Si no hay respuesta, toca la vía formal: requerimiento por escrito y, según el importe, procedimiento monitorio o una empresa de recobro. Consulta cada caso con tu asesor.
Cuándo externalizar la gestión de cobros
- Nadie tiene tiempoQuien factura también hace otras diez cosas.
- El saldo vencido creceY la caja lo nota.
- Muchas facturas pequeñasPerseguir cada una no compensa hacerlo a mano.
- Quieres separar la relación comercial del cobroQue el comercial no tenga que reclamar.
Si además nadie dirige las finanzas, lee CFO externo.
Cómo lo hacemos en Xternus
Documentamos el proceso de facturación y cobro, automatizamos los recordatorios y ponemos el equipo que hace el seguimiento cada día, con el saldo vencido y su antigüedad a la vista. Es parte de nuestro outsourcing administrativo.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la gestión de cobros?
El proceso para que las facturas se cobren en plazo: facturar bien, recordar antes del vencimiento, reclamar al vencer y escalar si no se paga.
¿Cómo reducir los impagados?
Revisando la solvencia antes de vender, pactando condiciones por escrito, facturando sin errores y reclamando el mismo día del vencimiento.
¿Qué es el periodo medio de cobro?
Los días que tarda de media una empresa en cobrar sus facturas desde que las emite.
¿Qué diferencia hay entre gestión de cobros y recobro?
La gestión de cobros evita que las facturas se retrasen. El recobro reclama las que ya están impagadas.