Gestión Documental y Digitalización

Digitaliza y organiza tus documentos con acceso seguro, políticas de retención y flujos de trabajo estructurados para reducir drásticamente tus tiempos y errores. En Xternus, transformamos tu archivo físico o digital desorganizado en un activo estratégico real. Para lograrlo, implementamos procesos avanzados de captura, indexación y automatización con trazabilidad total y metadatos específicos, asegurando el cumplimiento normativo y un control riguroso en cada etapa del ciclo de vida documental.

Este enfoque te proporciona beneficios clave en eficiencia y seguridad, permitiéndote alcanzar un menor tiempo de proceso al eliminar los cuellos de botella derivados del papel o archivos desestructurados, siempre apoyándonos en nuestra capacidad de Operaciones y Optimización de Procesos. Al reducir las equivocaciones manuales mediante la automatización, generamos resultados medibles en calidad y productividad operativa. Además, garantizamos que tus documentos se almacenen, custodien y eliminen siguiendo estrictamente los plazos legales bajo nuestro enfoque de Riesgo, Cumplimiento y Resiliencia, implementando sistemas de indexación inteligente para que cualquier información crítica sea localizable en cuestión de segundos.

Nuestra metodología se basa en una gestión profesional que aplica las mejores prácticas internacionales de Records Management y principios de Lean Admin. Simplificamos tus procesos administrativos eliminando tareas redundantes y estructurando flujos más eficientes, trabajando siempre con niveles de servicio garantizados por SLA para asegurar la disponibilidad e integridad de tus datos. Ponemos a tu disposición un stack tecnológico integrado dentro de nuestra capacidad de Digital, Tecnología e IA, que incluye sistemas DMS centralizados y tecnología OCR para convertir imágenes en texto buscable automáticamente.

Mediante el uso de RPA e iPaaS, logramos automatizar e integrar el flujo documental entre tus distintas herramientas sin intervención manual, mientras que nuestras capacidades de Business Intelligence analizan tus flujos para identificar nuevas oportunidades de optimización. El impacto en tu operativa diaria es transformador, logrando una reducción de entre el 25% y el 50% en el tiempo de ciclo de procesamiento y eliminando hasta el 80% del tiempo perdido en la búsqueda de información. Si buscas una estructura que combine el orden absoluto con la agilidad tecnológica, esta solución es la herramienta definitiva para que tus datos fluyan de forma segura y eficiente.