Que la buena racha no decida tu agenda

Hay una pregunta que conviene hacerse cuando el negocio va bien: ¿qué estamos dejando de hacer para poder atender todo este trabajo?

Es fácil responder con una lista de mejoras que pueden esperar. Una herramienta, un proceso interno, una reunión. Pero a veces también estamos aplazando las conversaciones de las que deberían salir nuestros próximos clientes.

En una empresa de servicios, quien vende suele tener mucho que aportar cuando el proyecto empieza. Conoce al cliente, entiende lo que se ha prometido y puede ayudar a resolver las primeras dificultades. En una empresa pequeña, además, esa persona puede ser el fundador.

Así que entra a ayudar. Después aparece otro proyecto. Luego una incidencia. Y el tiempo comercial va encontrando tareas que parecen más urgentes.

Cada cambio de agenda puede tener sentido por separado. El cliente ya ha comprado y necesita una respuesta. La oportunidad nueva todavía puede esperar. El problema aparece cuando se repite lo mismo semana tras semana y nadie decide cuánto tiempo va a seguir dedicándose a captar.

Durante un tiempo, la facturación permite convivir con esa decisión. Hay proyectos en marcha y trabajo para el equipo. La falta de nuevas conversaciones se nota más tarde.

En Xternus vivimos algo parecido por otra vía. Ya teníamos equipo comercial, pero reorientamos recursos hacia una nueva línea de servicio. Tuvimos conversaciones y presentamos propuestas, mientras íbamos desatendiendo una dinámica que antes nos funcionaba. Los cierres de la nueva línea no llegaron como esperábamos.

Cuando recuperamos procesos y actividad, volvieron a aparecer oportunidades. Recuperar los resultados llevó más tiempo. Y esa espera se hace especialmente incómoda cuando ya has tomado medidas y necesitas que empiecen a notarse.

Por eso creo que mirar solo cuánto trabajo tienes hoy te da una visión incompleta de cómo va tu negocio. También conviene saber qué está ocurriendo con las conversaciones que pueden convertirse en trabajo después.

Imagina, como ejemplo, que desde el primer contacto hasta la firma sueles necesitar seis semanas. Si esperas a quedarte sin proyectos para volver a buscar clientes, tendrás que recorrer ese ciclo cuando ya necesites facturar. Podrá aparecer una oportunidad rápida, pero organizar la empresa contando con ella te deja poco margen.

La pregunta útil es quién sigue haciendo ese trabajo mientras el resto está entregando. Y qué ocurre con su tiempo cuando aparece una urgencia.

No todas las empresas necesitan incorporar un equipo comercial completo. Algunas necesitan reservar una parte de la agenda del fundador; otras, repartir mejor las responsabilidades; otras, separar funciones que llevan tiempo compitiendo por las mismas personas. Lo que conviene evitar es dejar esa actividad a lo que sobre del día.

También hay una decisión incómoda: si proteges tiempo comercial, alguien tendrá que cubrir lo que esa persona estaba haciendo en la operación. Puede exigir redistribuir trabajo, ajustar un plazo o incorporar capacidad. Esa tensión hay que resolverla de forma explícita, porque suele volver en cuanto entra el siguiente proyecto.

Te propongo una revisión sencilla para la próxima semana. Mira con tu equipo qué actividad comercial se ha aplazado últimamente para atender clientes. Elige la que más se repita y concreta quién se hará cargo, qué tiempo tendrá reservado y quién resolverá la necesidad operativa que antes lo interrumpía.

Después observa si ese acuerdo se cumple cuando vuelva a entrar trabajo. Ahí verás si habéis cambiado la organización o si la agenda vuelve a decidir por vosotros.

¿Qué tendrías que reorganizar para que la captación siguiera funcionando durante vuestra próxima buena racha?

— Igor